অনলাইন ব্যবসার স্টাফের হাজিরা, ছুটি, বেতন ও পারমিশন এক জায়গায় রাখব কীভাবে?

দোকান একটু বড় হলেই দুজন-তিনজন লোক লাগে — একজন ইনবক্স ধরে, একজন প্যাকিং, একজন ডেলিভারি-ফলোআপ। তখনই শুরু হয় নতুন ঝামেলা: কে কখন এল, কে ছুটিতে, কার বেতন কত বাকি, কে কোন অর্ডারটা নিল, আর কার হাতে দোকানের কোন তথ্য থাকা উচিত না। খাতায় লিখে বা মুখে মনে রেখে এটা চলে না। Alapi-র স্টাফ ব্যবস্থাপনা এই পুরোটা ড্যাশবোর্ডেই রাখে — আর এটা সব প্ল্যানে।

আসন ও পারমিশন: কে কী দেখবে

প্রতিটি স্টাফের জন্য একটা আসন — Starter-এ ২, Growth-এ ৪, Business-এ ৮, Enterprise-এ ১২; বেশি লাগলে প্রতি আসন ৳১৫০/মাস। প্রতিটি স্টাফকে আলাদা লগইন, আর পারমিশন বেছে দিন: শুধু ইনবক্স, না অর্ডার-টেবিলও, না বট-সেটিংসও। বিলিং বা ওয়ালেট স্টাফের হাতে যায় না। কোন ডিভাইস থেকে কে লগইন করছে — অ্যাকাউন্ট পাতার «Devices» ট্যাবে দেখা যায়।

পদবি

ম্যানেজার, সেলস, প্যাকিং, ডেলিভারি, অ্যাকাউন্টস — ৯টি প্রিসেট পদবি আছে, নিজেরটাও লেখা যায়। পদবি শুধু নাম নয়: অর্ডারের «বিক্রেতা» কলামে, হাজিরার রিপোর্টে, সহকারীর খবরে — সব জায়গায় এটাই দেখায়।

হাজিরা, ছুটি, দেরি — নিয়ম আপনি ঠিক করবেন

• কর্মঘণ্টা: কখন শুরু, কখন শেষ; সপ্তাহে কোন দিন ছুটি।
• দেরির ছাড়: কত মিনিট পর «দেরি» ধরা হবে।
• সরকারি ছুটি: তালিকায় বসিয়ে দিন — ওই দিন অনুপস্থিতি গোনা হয় না।
• ছুটির আবেদন: স্টাফ আবেদন করে, আপনি অনুমোদন দেন; রেকর্ড থাকে।

একবার নিয়ম বসালে হাজিরার মানদণ্ড নিজে থেকে কাজ করে — কে সময়মতো, কে দেরিতে, কে অনুপস্থিত।

বেতন → খরচের খাতা

প্রতিটি স্টাফের মাসিক বেতন লিখে রাখুন। মাস শেষে «বেতন দিলাম» চাপলেই সেটা খরচের খাতায় চলে যায় — লাভ-লোকসানের হিসাবে বেতন আলাদা করে যোগ করতে হয় না। বেতনের তারিখও রাখা যায়।

কে কোন অর্ডার নিল

ইনবক্স থেকে বা ম্যানুয়ালি কোনো স্টাফ অর্ডার তৈরি করলে অর্ডার টেবিলে তাঁর নাম «বিক্রেতা» কলামে নিজে থেকে বসে যায়। মাস শেষে কে কত বিক্রি করল — কমিশন বা ইনসেনটিভের হিসাব সহজ।

স্টাফের জন্য WhatsApp-সহকারী

সার্ভিস-ব্যবসায় (যেমন ISP বা রিপেয়ার) স্টাফ মাঠে থাকেন, ড্যাশবোর্ড খোলার সময় পান না। তাঁদের জন্য WhatsApp-এই একটা সহকারী আছে: হাজিরা দেওয়া, ছুটি চাওয়া, তাঁর কাছে পাঠানো অভিযোগ দেখা — সব WhatsApp-এ, কোনো অ্যাপ ছাড়া। মালিকের কাছে হাজিরা ও কাজের খবর নিজে থেকে যায়।

মালিকের সহকারী

আর আপনার নিজের জন্য «সজাগ» সহকারী ফ্রি — নতুন অর্ডার, অভিযোগ, অসম্পূর্ণ অর্ডারের খবর WhatsApp-এ; চাইলে «সক্রিয়» নিয়ে নোট, রিমাইন্ডার, খরচ লেখা আর বিক্রির বিশ্লেষণ — সব চ্যাটে।

শুরু

স্টাফ যোগ করব কীভাবে?

1. ড্যাশবোর্ড → অ্যাকাউন্ট → Team → «স্টাফ যোগ করুন»: নাম, ইমেইল/ফোন, পদবি।
2. পারমিশন টিক দিন — ইনবক্স · অর্ডার · পণ্য · বট-সেটিংস; বিলিং ও ওয়ালেট মালিকের বাইরে কেউ পায় না।
3. স্টাফ নিজের লগইনে ঢোকে (ফোনে অ্যাপের মতো); অ্যাকাউন্ট-পাতার «Devices» ট্যাবে দেখা যায় কে কোন ডিভাইস থেকে।
4. আসন প্ল্যানে যতগুলো (২/৪/৮/১২); বেশি লাগলে প্রতি আসন ৳১৫০/মাস ওয়ালেট থেকে।

পারমিশন কীভাবে ভাগ করবেন — একটা বাস্তব ছক

পদবি	ইনবক্স	অর্ডার	পণ্য	বট-সেটিংস
সেলস / ইনবক্স	✓	দেখা + তৈরি	দেখা	✗
প্যাকিং / ডেলিভারি	✗	স্ট্যাটাস বদল	✗	✗
ম্যানেজার	✓	✓	✓	✓

নিয়মটা সহজ: যে কাজ যার, শুধু সেই ঘর। সেলস-স্টাফ কেনা-দাম দেখুক তা চাইলে পণ্য-দেখা দিন, নইলে নয়।

হাজিরা আসলে কীভাবে ধরা হয়?

অ্যাকাউন্ট → «স্টাফ সেটিং» ট্যাবে নিয়ম: কর্মঘণ্টা (যেমন ১০:০০–১৯:০০), সাপ্তাহিক ছুটি (শুক্র), দেরির ছাড় (১৫ মিনিট), সরকারি ছুটির তালিকা। স্টাফ হাজিরা দিলে (WhatsApp-সহকারীতে «হাজিরা» লিখে) সময়টা ওই নিয়মের সাথে মিলিয়ে সময়মতো / দেরি / অনুপস্থিত হয়। ছুটির আবেদন স্টাফ দেয়, আপনি অনুমোদন করেন — রেকর্ড থাকে, মাস শেষে তর্ক নেই।

বেতনের হিসাব লাভ-লোকসানে কীভাবে ঢোকে?

প্রতিটি স্টাফে মাসিক বেতন লিখে রাখুন (যেমন ৳১২,০০০)। মাস শেষে «বেতন দিলাম» চাপলে সেটা খরচের খাতায় «বেতন — নাম — মাস» হিসেবে বসে; লাভ-লোকসানের নিট-এ বেতন বাদ পড়ে। উদাহরণ: মাসে ডেলিভারড অর্ডারে মোট লাভ ৳৬০,০০০; বেতন ৩ জন ৳৩০,০০০, প্যাকেজিং ৳৪,০০০, অ্যাড ৳১৫,০০০ → নিট ৳১১,০০০। বেতন খাতায় না থাকলে «লাভ ৬০ হাজার» দেখে মাস শেষে টাকা কোথায় গেল — এই প্রশ্নটাই থাকে।

কে কত বিক্রি করল?

ইনবক্স থেকে বা ম্যানুয়ালি কোনো স্টাফ অর্ডার তৈরি করলে অর্ডার-টেবিলের «বিক্রেতা» কলামে নাম বসে; বটের অর্ডারে «বট»। মাস শেষে বিক্রেতা ধরে ফিল্টার — কমিশন/ইনসেনটিভের হিসাব সেখান থেকেই।

মাঠের স্টাফ, WhatsApp-এ

ডেলিভারিম্যান বা টেকনিশিয়ান ড্যাশবোর্ড খোলেন না; তাঁর নম্বর স্টাফে যুক্ত করলে WhatsApp-এ সহকারী চলে: «হাজিরা» লিখলে হাজিরা, «ছুটি চাই কাল» লিখলে আবেদন, তাঁর কাছে পাঠানো অভিযোগ/কাজের তালিকা — সব চ্যাটে, AI-খরচ ছাড়া। মালিকের কাছে হাজিরার সারসংক্ষেপ যায়।

মানুষ যা জিজ্ঞেস করে

«২ পেজ · ৪ স্টাফ» মানে? Growth-এ ২টি Facebook Page, ৪ জনের লগইন। স্টাফ চলে গেলে? Team থেকে সরালে আসন খালি হয়, তাঁর লগইন বন্ধ। দাম? স্টাফ-ব্যবস্থাপনা সব প্ল্যানে; আসন প্ল্যানভেদে, বাড়তি ৳১৫০।

ড্যাশবোর্ড → অ্যাকাউন্ট → টিম: স্টাফ যোগ করুন, পদবি ও পারমিশন দিন, «স্টাফ সেটিং» ট্যাবে কর্মঘণ্টা-ছুটির নিয়ম বসান। কোন প্ল্যানে কত আসন — দাম পাতায়; সব ফিচার এখানে। নতুন হলে ৭ দিন ফ্রি।