দোকানের স্টাফের হাজিরা WhatsApp থেকে — কর্মঘণ্টা, দেরি, ছুটি ও বেতন এক জায়গায় (Alapi স্টাফ সেটিং)

দোকানে দুজন স্টাফ, একজন প্যাকিং করে, একজন মেসেজ ধরে। কে কখন এল, কদিন ছুটি নিল, মাস শেষে বেতন কত — খাতায় লিখলে ভুল হয়, ফোনে বললে ভুলে যায়। Alapi-তে এটা ড্যাশবোর্ডের Account → স্টাফ আর ⏰ স্টাফ সেটিং ট্যাবে — আর স্টাফ হাজিরা দেয় নিজের WhatsApp থেকে।

ধাপ ১: স্টাফ যোগ ও পারমিশন

• Account → 👥 স্টাফ → নাম, ফোন (WhatsApp), পদবি (৯টি প্রিসেট, বা নিজে লিখুন), বেতন
• পারমিশন: কে Inbox দেখবে, কে অর্ডার বদলাবে, কে Billing/হিসাব দেখবে — আলাদা করে টিক; পারমিশন ফ্রি
• ডিভাইস সিকিউরিটি: কোন ফোন/ল্যাপটপ থেকে ঢুকছে দেখা যায়, অচেনা ডিভাইস আপনি বাতিল করতে পারেন
• আসন: প্ল্যানে যতজন (Starter ২, Growth ৪, Business ৮), বেশি লাগলে ৳১৫০/মাস/আসন

ধাপ ২: কাজের নিয়ম ঠিক করুন (স্টাফ সেটিং)

নিয়ম ছাড়া «দেরি» বা «অনুপস্থিত» শব্দের মানে নেই, তাই আগে Account → ⏰ স্টাফ সেটিং:

• হাজিরা চালু/বন্ধ (ডিফল্টে বন্ধ)
• কর্মঘণ্টা — কখন ঢোকা, কখন বের হওয়া; দিনে কত ঘণ্টা
• দেরির ছাড় — যেমন ১৫ মিনিট পর্যন্ত দেরি ধরা হবে না
• সাপ্তাহিক ছুটি (শুক্রবার?) আর সরকারি ছুটির তালিকা — ওই দিন অনুপস্থিত ধরা হয় না

ধাপ ৩: স্টাফ WhatsApp থেকে হাজিরা দেয়

স্টাফ তাঁর নিজের WhatsApp থেকে দোকানের Alapi-নম্বরে লেখেন «ঢুকলাম» — সময় লেখা হয়ে যায়; দেরি হলে কত মিনিট, তা হিসাবে থাকে। কাজ শেষে «বের হলাম»। ছুটি লাগলে «কাল ছুটি চাই» — আপনার কাছে অনুমোদনের অনুরোধ যায়, আপনি হ্যাঁ/না বলেন। স্টাফ নিজের হাজিরা/ছুটির খবরও একই চ্যাটে জিজ্ঞেস করতে পারেন; এই বার্তাগুলো আপনার বট-মেসেজ কোটা থেকে কাটে না।

ধাপ ৪: বেতন খরচের হিসাবে

স্টাফের বেতন মাসে একবার সরাসরি খরচের খাতায় বসে — Analytics-এর লাভ-ক্ষতিতে বিক্রি থেকে পণ্যের দাম, কুরিয়ার, অ্যাড আর বেতন বাদ দিয়ে আসল লাভ দেখায়। লাভ-ক্ষতি কীভাবে বের করবেন।

বাস্তব উদাহরণ

কর্মঘণ্টা সকাল ১০টা, ছাড় ১৫ মিনিট। স্টাফ ১০:২৫-এ «ঢুকলাম» লিখল → হাজিরা হলো, ১০ মিনিট দেরি নোট হলো। মাস শেষে তালিকায়: ২৬ দিন উপস্থিত, ৩ দিন দেরি, ২ দিন ছুটি (অনুমোদিত), বেতন ৳১২,০০০ — খরচে বসে গেছে। কথা-কাটাকাটি নেই, খাতা নেই।

আরও: স্টাফ ব্যবস্থাপনার পুরো ছবি · ফ্রি ট্রায়াল।